Jak MK Luby u Chebu nakládá s osobními údaji a k čemu je využívá? Jak je chrání?
Informace pro uživatele služeb MK Luby u Chebu
Ochrana osobních údajů se, s účinností od 25.května 2018, bude ve všech členských státech EU řídit závazným Nařízením EU 2016/679 ( obecné nařízení o ochraně osobních údajů). Toto nařízení nově upravuje v zájmu vyšší ochrany osobních údajů podmínky jejich zpracování. Cílem tohoto dokumentu je poskytnout všem uživatelům služeb MK Luby u Chebu informace o tom, jaké osobní údaje o nich shromažďuje, jak s nimi nakládá, z jakých zdrojů je získává, k jakým účelům je využívá a jak jsou údaje zabezpečeny.
Tyto zásady jsou veřejně přístupné na webových stránkách MK Luby u Chebu https://knihovna.mestoluby.cz
1 Jaké osobní údaje jsou zpracovány?
MK Luby o každém individuálním uživateli shromažďuje tyto údaje: jméno a příjmení, bydliště, údaje o vzniku a zániku členství, kontaktní údaje člena pro komunikaci, zejména e-mailovou adresu a telefon, viz Knihovní řád.
Základní agendy
- 1.1 Seznam uživatelů knihovny.
- 1.2 Registrační formulář
- 1.3 Evidence výpůjček uživatelů knihovny.
- 1.4 Fotodokumentace z akcí a setkání pro propagaci a marketing MK Luby.
2 Proč MK Luby zpracovává osobní údaje svých členů?
Osobní údaje uživatelů jsou zpracovány z důvodů, které vyplývají z činnosti MK Luby a zákona č. 257/2001 Sb., který ukládá knihovně povinnost chránit knihovní fond a ke statistickým údajům o činnosti knihovny.
- 2.1 Kontaktní údaje (e-mailová adresa, telefonní číslo) jsou užívány pro efektivnější komunikaci s uživateli.
- 2.2 Základní forma komunikace mezi uživateli a knihovnou probíhá z ekonomických důvodů elektronickou formou. Poskytnutí elektronických údajů (e-mail, telefonní číslo) je dobrovolné, závisí na rozhodnutí uživatele a na tom, zda o tento způsob komunikace má uživatel zájem. Rovněž může požádat o zrušení tohoto způsobu komunikace. Pokud si uživatel zruší elektronický způsob komunikace, musí počítat s tím, že si podstatně omezí možnost být informován o blížícím se konci výpůjční lhůty, čekající rezervaci.
- 2.3 Zařazení e-mailové adresy uživatele do databáze knihovny je nabízeno uživatelům knihovny jako součást přihlášky. Uživatel může zařazení e-mailové adresy do elektronické databáze odmítnout.
- 2.4 Poštovní adresa je využívána pro komunikaci s uživateli, kteří nemají e-mailovou adresu a pro zasílání tištěných materiálů.
- 2.5 Všechny osobní údaje zpracováváme na základě smlouvy (tj. přihlášky uživatele), případně z důvodů oprávněného zájmu.
3 Kde své údaje najdete
- 3.1 Osobní údaje uživatelů MK Luby nejsou volně k dispozici ani v knihovně, ani na internetu.
- 3.2 Uživatel má právo požádat si o výpis svých osobních údajů ze seznamu uživatelů MK Luby, může ho získat i v elektronické podobě. Žádosti vyřizuje vedoucí MK Luby.
- 3.3 Pokud má uživatel jakékoliv nejasnosti, stížnosti, dotazy ohledně osobních údajů, může se obrátit s dotazem na UOOU.
4 Aktuálnost a úprava osobních údajů
MK Luby se snaží udržovat uchovávané osobní údaje v seznamu uživatelů aktuální, ale současně je jejich aktualizace závislá na tom, zda uživatel neprodleně informuje MK Luby o změně osobních údajů.
5 Jak dlouho údaje uchováváme
- 5.1 Údaje v seznamu uživatelů jsou uchovávány po dobu členství v MK Luby, prodlouženou o 2 roky po ukončení členství. Během této doby má uživatel možnost si členství jednoduše obnovit. Po uplynutí 2 let jsou osobní údaje členů, kteří ukončili členství, anonymizovány a předány do archivu.
- 5.2 O smazání osobních údajů ze seznamu uživatelů je možné si požádat ihned po ukončení členství.
- 5.3 Osobní údaje o účastnících akcí ( zpravidla jméno a příjmení) pořádaných MK Luby jsou smazány do tří měsíců po ukončení akce, pokud účastník při registraci nedal souhlas k dalšímu využití kontaktních údajů.
6 Jak MK Luby u Chebu zpracovává osobní údaje svých uživatelů?
- 6.1 Základní osobní údaje získává MK Luby u Chebu jako součást písemné smlouvy (přihlášky) pro potřeby evidence uživatelů.
- 6.2 MK Luby u Chebu zpracovává osobní údaje seznamu svých uživatelů ve vlastním systému a nikomu je za účelem správy nepředává. Seznam uživatelů MK Luby u Chebu je přístupný pouze osobám, které určí vedení MK Luby. Zpravidla se jedná o osobu pověřenou zpracováním seznamu uživatelů. Vedoucí knihovny a IT pracovník má přístup do celého seznamu všech uživatelů.
- 6.3 Veškeré osoby, které s osobními údaji uživatelů přicházejí do styku v rámci plnění svých pracovních či smluvně převzatých povinností, jsou vázány smluvní povinností mlčenlivosti.
http//:knihovna.mestoluby.cz
tel: 354 596 467
e-mail: knihovna@mestoluby.cz